Как Составить Сопроводительное Письмо к Документам • Порядок заполнения

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Сопроводительное письмо к документам и его образец

• Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;
• Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;
• Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».

Такое письмо начать лучше с обращения к конкретному человеку, во избежание эффекта массовой рассылки. Например: «Уважаемый Петр Анатольевич». Если вы не знаете имена конкретных сотрудников, пишите на имя директора. Его ФИО можно узнать из выписки из ЕГРЮЛ (единого государственного реестра юридических лиц) на сайте налоговой инспекции.

Сопроводительное письмо о направлении документов: как оформить, бланк

Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен разрабатываться каждой организацией для внутреннего применения, содержит список передаваемой адресату документации с кратким описанием. Документ стоит оформлять, если например, в пакете, который отправляется партнерам или контрагентам, нет адресной части.
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. Как оформить сопроводительное письмо к документам.

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Сопроводительное письмо к документам — образец

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр. »;
• «Просим Вас как можно скорее ознакомиться с высланными актами и сообщить о своём решении»;
• «Прошу направить ответным письмом один экземпляр надлежащим образом оформленного…»;
• и т. д.

При обращении в арбитражный суд это послание прилагается к исковому заявлению. Вместе с иском бизнесменам всегда приходится подавать кипу документов – выписки, учредительные бумаги, копии договоров и т.п. Все эти документы нужно перечислить в сопроводительном письме, иначе иск не примут из-за нарушения установленного порядка.

Мнение эксперта

Николаев Петр Васильевич, консультант по правовым вопросам

Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!

Задать вопрос эксперту

Сопроводительное письмо к документам: как правильно составить • При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор. Если вы знаете, кто будет рассматривать вашу кандидатуру, то укажите имя и отчество. Пишите и задавайте вопросы, я отвечу каждому!

Как написать сопроводительное письмо к документам образец — ЦЕНТР ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ

Случай второй – сложный. Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров. Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным. В тексте письма прилагаемые документы не называются, например:
Самый простой текст письма-сопровождения может выглядеть так. чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

Как написать сопроводительное письмо к документам образец 2024

Несколько слов о теме

• адресат – включает информацию о специалисте, которому направляется документ. Сюда входит наименование и адрес предприятия, занимаемая должность получающего бумаги;
• исходный номер регистрации и дата запроса;
• основной текст;
• список прилагаемых бумаг;
• данные лица, которое подтверждает достоверность изложенной информации, зачастую, это руководитель организации;
• контакты для обратной связи – на тот случай, если общение по вопросу сопроводительного письма должно осуществляться с исполнителем, курирующим вопрос. Для этого в нижнем правом углу листа следует указать телефонный номер или е-mail.

На сайте http://hh.ru я ознакомился с представленной вакансией помощника главного редактора газеты, открытой в Вашей фирме. Изучив требования к кандидату на должность, я пришел к выводу, что смогу справиться с возложенными на меня обязанностями. Редактором книг, газет и интернет изданий работаю более 8 лет.

Сопроводительное письмо к документам

Помимо деловых писем предпринимателю регулярно приходится отправлять государственным служащим и своим контрагентам различные документы. Это могут быть договоры, счета, протоколы, промоматериалы… Иногда эти бумаги можно отправить и без сопутствующих уведомлений и разъяснений, но лучше поступить более предусмотрительно и приложить к документам сопроводительное письмо.
При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор. Если вы знаете, кто будет рассматривать вашу кандидатуру, то укажите имя и отчество.

По своей сути сопроводительная записка — это вспомогательный документ. фиксирующий только факт отправки тех или иных документов. Поэтому главным условием правильного составления сопроводительного письма будет подробное перечисление прилагающихся к нему документов с указанием их реквизитов.

1 Пример пустого бланка

• Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.
• Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь (как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки.
• В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Т.к. Вы указываете в сопроводительном письме все приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору.

Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен разрабатываться каждой организацией для внутреннего применения, содержит список передаваемой адресату документации с кратким описанием. Документ стоит оформлять, если например, в пакете, который отправляется партнерам или контрагентам, нет адресной части.

Мнение эксперта

Николаев Петр Васильевич, консультант по правовым вопросам

Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!

Задать вопрос эксперту

Порядок составления • Кроме того, обязательно укажите преимущества сотрудничества с вами и контактную информацию. Редактором книг, газет и интернет изданий работаю более 8 лет. Пишите и задавайте вопросы, я отвечу каждому!

Виды и типы писем

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Поэтому оно должно содержать в себе перечисление того, что отправляется. Завершение, где указаны реквизиты отправителя его должность, ФИО, подпись.

3 Что писать в основной части